Minder handmatig werk.
Meer tijd voor wat belangrijk is.

Een volle netwerkschijf, afspraken die je steeds moet najagen of gegevens die je dubbel invoert. Bekijk wat we kunnen regelen om het dagelijkse werk makkelijker te maken.

Documenten & informatie

Weten wat er staat en wat je ermee moet.

In documenten staan bedragen, afspraken, einddatums en kennis. We helpen je die informatie te gebruiken en op tijd in actie te komen.

Documenten verwerken en opbergen

Je typt gegevens uit facturen en formulieren over. Daarna moet je elk bestand nog een naam geven en in de juiste map zetten.

De oplossingWe laten de benodigde gegevens uitlezen en controleren. Het document krijgt een herkenbare naam en komt bij de juiste klant of opdracht te staan. Als iets onduidelijk is, kijkt een medewerker het na.

Het resultaatDe gegevens staan klaar voor gebruik en het document is later makkelijk terug te vinden.

Netwerkschijven opschonen en ordenen

Op de gedeelde schijf staan jaren aan mappen, dubbele bestanden en oude versies. Niemand weet precies wat nog nodig is.

De oplossingWe brengen in kaart wat er staat en maken dubbele, oude en verkeerd geplaatste bestanden zichtbaar. Daarna helpen we met een duidelijke indeling. Jij beoordeelt wat verplaatst, bewaard of verwijderd mag worden voordat dat gebeurt.

Het resultaatJe krijgt overzicht in de bestaande bestanden en collega’s hoeven minder te zoeken.

Documenten controleren en termijnen bewaken

Een contract wordt stilzwijgend verlengd, een handtekening ontbreekt of vertrouwelijke informatie staat in een algemene map. Je merkt het pas als het misgaat.

De oplossingWe controleren documenten op wat voor jouw werk belangrijk is. Denk aan einddatums, opzegtermijnen, ontbrekende gegevens en wie een bestand kan openen. Ook kunnen we signaleren welke documenten volgens jullie afspraken niet langer bewaard mogen worden. De juiste collega krijgt een melding met het document erbij. Bij twijfel kijkt iemand het na; verwijderen gebeurt alleen volgens vooraf goedgekeurde afspraken.

Het resultaatJe weet welk document aandacht nodig heeft en waarom. Daardoor kun je op tijd verlengen, aanvullen, anders opslaan of opruimen.

Antwoorden vinden in je eigen documenten

Je weet dat iets is vastgelegd, maar niet in welk verslag, handboek of klantdossier. Dus open je bestanden één voor één of vraag je een collega.

De oplossingWe maken je documenten doorzoekbaar met vragen in gewone taal. Bijvoorbeeld: wat hebben we met deze klant afgesproken? Bij een antwoord zie je uit welk document het komt, zodat je de informatie kunt controleren. Medewerkers kunnen alleen zoeken in bestanden die zij mogen bekijken.

Het resultaatJe vindt de juiste passage en het bijbehorende document, zonder hele mappen door te nemen.

Klanten & afspraken

Help je klant verder, zonder steeds achter alles aan te gaan.

Voor vragen, offertes en afspraken die tussen de dagelijkse drukte blijven liggen.

Binnenkomende vragen en aanvragen oppakken

Verzoeken komen binnen via e-mail en formulieren. Je stuurt ze door, neemt gegevens over en vraagt na wie ermee bezig is.

De oplossingWe brengen verzoeken samen, koppelen ze aan de juiste klant en zetten ze klaar bij de collega die ze oppakt. Ontbrekende gegevens worden gemeld. Voor veelgestelde vragen kan alvast een antwoord klaarstaan dat je zelf controleert.

Het resultaatJe ziet wat er binnenkomt, wie ermee bezig is en welke klant nog op antwoord wacht.

Offertes op tijd opvolgen

Je hebt een offerte verstuurd. Door ander werk vergeet je na te vragen wat de klant ervan vindt.

De oplossingJe krijgt op het afgesproken moment een herinnering, met de offerte en eventueel een conceptbericht erbij. Zodra de klant reageert, wordt de volgende actie aangepast.

Het resultaatJe weet welke klanten je vandaag moet benaderen en hebt de informatie meteen bij de hand.

Klanten zelf hun zaken laten regelen

Klanten bellen voor een update of mailen om een document op te vragen. Je zoekt steeds dezelfde informatie voor hen op.

De oplossingWe maken een eigen online omgeving waar klanten hun aanvraag volgen, bestanden aanleveren en gegevens aanpassen. Jij bepaalt wat zij mogen zien en welke wijzigingen je eerst wilt controleren.

Het resultaatKlanten kunnen zelf verder op een moment dat hen uitkomt. Je houdt meer tijd over voor andere vragen.

Terugkerende afspraken met klanten plannen

Een onderhoudsbeurt, controle of evaluatie komt weer dichterbij. Iemand moet de klant benaderen en heen en weer mailen over een datum.

De oplossingDe klant krijgt op tijd een uitnodiging en kiest uit beschikbare momenten in je agenda. Bevestigingen en herinneringen worden verstuurd. Wie nog niet heeft geboekt, blijft zichtbaar voor opvolging.

Het resultaatDe volgende afspraak komt in de agenda met minder belletjes, mailtjes en losse lijstjes.

Marketing & communicatie

Eén campagne, alle uitingen op tijd klaar.

Laat je nieuwsbrief, LinkedIn en website beter op elkaar aansluiten.

Nieuwsbrieven, LinkedIn en artikelen samen plannen

Het artikel staat op de website, maar de nieuwsbrief is nog niet klaar en de LinkedIn-post is vergeten. Alles heeft een eigen planning.

De oplossingWe brengen teksten, taken en publicatiedata samen in één overzicht. Vanuit een artikel kunnen voorstellen voor een nieuwsbrief en LinkedIn-post worden voorbereid. Jij keurt ze goed. Waar je systemen dat toelaten, worden ze op het gekozen moment gepubliceerd.

Het resultaatJe ziet wat nog moet gebeuren en je berichten sluiten op elkaar aan, zonder alles apart bij te houden.

Administratie & uitvoering

Laat het werk doorgaan, ook tussen collega’s.

Voor werk dat wacht op een akkoord, een werkbon of een actie van iemand anders.

Een akkoord krijgen zonder losse mails

Een inkoopverzoek wacht op akkoord. In de mailwisseling is niet meer te zien wie nu aan zet is.

De oplossingHet verzoek gaat naar de juiste beoordelaar, bijvoorbeeld op basis van het bedrag. Die geeft akkoord of vraagt om aanpassing. Bij uitblijven van een reactie volgt een herinnering. Besluiten en opmerkingen blijven bij het verzoek staan.

Het resultaatJe ziet bij wie een verzoek ligt en kunt na akkoord direct verder.

Werkbonnen direct klaarzetten voor facturatie

Het werk is klaar, maar uren en materialen staan nog op papier of in losse berichten. De factuur moet wachten.

De oplossingMedewerkers zien hun opdracht digitaal en leggen ter plekke uren, materialen en opmerkingen vast. Na afronding komt de werkbon klaar te staan voor controle en facturatie.

Het resultaatKantoor kan de factuur voorbereiden zonder eerst ontbrekende bonnen en gegevens na te jagen.

Alles regelen bij de start of het vertrek van een collega

Een nieuwe collega heeft nog geen toegang tot een programma. Of een oud-medewerker heeft nog een account dat had moeten worden afgesloten.

De oplossingBij een start- of vertrekdatum wordt een vaste takenlijst klaargezet voor de betrokken collega’s. Denk aan accounts, apparatuur en documenten. Je ziet wat klaar is en wat nog wacht. Waar mogelijk worden goedgekeurde accountwijzigingen automatisch uitgevoerd.

Het resultaatDe betrokken collega’s weten wat ze moeten doen en je kunt controleren of alles is afgerond.

Gegevens & inzicht

Werk met cijfers en gegevens die kloppen.

Voor informatie die je nu steeds overneemt, vergelijkt of samenvoegt.

Gegevens één keer invoeren

Je past een klantadres aan in het ene programma, maar de factuur gaat nog naar het oude adres. Dezelfde wijziging moet op meerdere plekken gebeuren.

De oplossingWe spreken af waar een gegeven wordt bijgehouden en geven wijzigingen door aan de andere programma’s. Ontbrekende gegevens en mislukte overdrachten komen in beeld, zodat iemand ze kan herstellen.

Het resultaatJe hoeft een wijziging maar één keer door te voeren. Collega’s werken met dezelfde informatie.

Prijswijzigingen van leveranciers zien

Een leverancier stuurt een nieuwe prijslijst. Je zoekt rij voor rij uit wat duurder is geworden en wat dit voor je verkoopprijzen betekent.

De oplossingDe nieuwe lijst wordt op artikelnummer vergeleken met de vorige. Je krijgt een overzicht van gewijzigde prijzen, nieuwe producten en artikelen die zijn verdwenen. Jij bepaalt welke wijzigingen je overneemt.

Het resultaatJe kunt gericht je prijzen aanpassen en hoeft niet eerst de hele lijst door te werken.

Rapportages klaarzetten voor het overleg

Voor ieder overleg haal je dezelfde bestanden op en voeg je cijfers samen. Het maken van het overzicht kost meer tijd dan het bespreken ervan.

De oplossingWe laten de afgesproken cijfers op vaste momenten verzamelen in één rapport. Je ziet bijvoorbeeld openstaand werk, nieuwe aanvragen of verkoopcijfers. De datum staat erbij en ontbrekende informatie wordt gemeld.

Het resultaatHet overzicht staat klaar wanneer je het nodig hebt. Je kunt je richten op wat de cijfers betekenen.

Zo kan het werken

Een offerte begint met een complete aanvraag.

Voor een offerte heb je eerst de juiste gegevens nodig. Zo kun je het verzamelen uit handen nemen en zelf de inhoud blijven beoordelen.

Bespreek jouw vraagstuk

Voorbeeld: gegevens verzamelen voor een offerte

Het probleem
De aanvraag is nog niet compleet
De gewenste aantallen ontbreken en de beloofde bijlage is niet meegestuurd. Je moet zelf uitzoeken wat er mist, de klant mailen en onthouden wanneer je opnieuw contact opneemt.
De oplossing
Ontbrekende informatie gericht opvragen
De klant krijgt een bericht met wat er nog ontbreekt en kan dit via een formulier aanvullen. Zo nodig volgt een herinnering. Blijft een antwoord uit, dan komt de aanvraag bij een medewerker terecht.
Het resultaat
Je kunt de offerte inhoudelijk uitwerken
Zodra de aanvraag compleet is, stopt de opvolging en krijg je een melding. Alle gegevens staan bij elkaar. Je hoeft niet meer dagelijks mailwisselingen na te lopen om te zien of je verder kunt.

Goed om te weten

Veelgestelde vragen

Zijn dit kant-en-klare producten?

Dit zijn voorbeelden van wat we voor je kunnen regelen. We kijken wat je huidige software al kan en wat er nog nodig is. Vooraf bespreken we wat we maken, wat het kost en wat je ervan mag verwachten.

Moet ik mijn bestaande software vervangen?

Vaak kun je blijven werken met de programma’s die je al gebruikt. We onderzoeken eerst wat daarmee mogelijk is. Als een programma niet kan samenwerken met de rest, bespreken we wat wel kan.

Wat gebeurt er als de software iets niet herkent?

Dan moet duidelijk zijn wie het nakijkt. We spreken af welke gevallen bij een medewerker terechtkomen, zoals een onleesbare factuur of een document dat mogelijk weg kan. Die blijven zichtbaar totdat iemand ze heeft beoordeeld.

Hoe bepalen jullie of het de investering waard is?

We kijken hoe vaak het werk terugkomt, hoeveel tijd het kost en wat fouten of vertraging betekenen. Daar zetten we de verwachte kosten voor inrichting, gebruik en onderhoud tegenover. Bij onzekerheid kan een kleine proef helpen om de afweging te maken.

Kan ik met één onderdeel beginnen?

Ja. We beginnen met één duidelijke taak en spreken af wat er beter moet gaan. Als dat werkt, kun je besluiten of je ook andere werkzaamheden wilt aanpakken.

Jouw situatie als vertrekpunt

Welk werk blijft bij jou liggen?

Laat ons zien welke taak veel tijd kost of steeds blijft liggen. Samen kijken we wat makkelijker kan en wat je dat in het dagelijks werk oplevert.

Bespreek jouw vraagstuk Bekijk onze diensten

Minder handmatig werk.Meer tijd voor wat belangrijk is.

Oplossingen